Ofte begrundes den manglende business case med, at beslutningen om at gennemføre projektet var indlysende, fordi teknologien af det eksisterende system var forældet og ikke længere kunne supporteres.
Formålet med en business case er dog meget mere end blot at skulle understøtte bevillingen af et budget til gennemførelse af projektet. Business casen skal også præcisere, hvilke målsætninger ledelsen forventer realiseret gennem projektet. Det gælder ikke kun økonomiske mål, men også andre KPI'er for procesoptimering, kvalitetsforbedring, medarbejdertilfredshed og andet. Med andre ord: Hvad skal succeskriterierne være for projektet?
Business casen skal præcisere hvad ledelsen forventer realiseret gennem projektet
Vores erfaring siger, at lidt under halvdelen af danske virksomheder har udarbejdet en kvantificerbar business case forud for anskaffelsen af et ERP-system, men kun cirka 20 % har efterfølgende foretaget en opfølgning på business casen. Bag tallene gemmer sig en række store forskelle, idet det næppe kan undre, at virksomheder som anskaffer de store systemer er mere opmærksomme på at udarbejde business cases (60 %) end de, der anskaffer de mindre (45 %) og mellemstore systemer (34 %). Endvidere er køberne af de store og mellemstore systemer også mere opmærksomme på at følge op på business casen efterfølgende.
Ved udarbejdelsen af business casen kan man med fordel opdele potentialerne for forbedring i fire hovedtyper:
Omkostningsbesparelser er de besparelser, som er direkte målbare på bundlinjen. Det kan blandt andet være besparelser på omkostninger til IT, personale og eksterne konsulenter. Det er vigtigt at bemærke, at omkostningsreduktioner ikke nødvendigvis er lig med afskedigelser, men at de kan indebære, at ressourcer kan flyttes til mere værdiskabende aktiviteter eller være sparede “komme til”-omkostninger. Et eksempel er en virksomhed, som indkøber for cirka fem milliarder kroner om året i udstyr og reservedele. Virksomheden er kraftigt ekspanderende globalt og havde, inden ERP-systemet blev implementeret, ikke værktøjer til at sikre anvendelsen af dens fælles indkøbsaftaler, hvilket medførte mistede rabatter og en svækket forhandlingsposition i forhold til leverandørerne. Virksomheden har i dag implementeret et fælles indkøbssystem. Dette har resulteret i, at de kun mister få rabatter og samtidig står langt stærkere i forhold til leverandørerne.
Proceseffektivisering er procesmæssige forbedringer, som ikke direkte vil kunne måles i penge, men i stedet via målbare KPI’er for eksempel sparet tid eller forbedrede kvalitetsmål. Dette kan eksempelvis være hurtigere månedsafslutning og enklere behandling af leverandørfaktura, fordi man sparer 20 minutter per leverandørfaktura fordelt over hele organisationen, og har man 20.000 fakturaer per år, er det ikke ensbetydende med, at man kan spare 400.000 minutter per år svarende til fire mandeår. Nogle virksomheder vælger dog at omregne disse til kroner og øre, hvilket vi kalder ”funny money”.
Strategiske benefits omhandler de mere langsigtede forbedringer herunder områder, som typisk kan være medarbejder- eller kundevendte. Strategiske benefits kan eksempelvis dække forhold som øget fleksibilitet og omstillingsevne, øget værdi i forbindelse med en virksomheds frasalg samt øget mobilitet og medarbejdertilfredshed ved at have samme og mere effektive systemer. Endvidere vil ERP-systemer ofte frigøre medarbejdertid i organisationen, som i stedet kan anvendes på mere kundevendte aktiviteter. Strategiske benefits er ofte svære at måle grundet deres karakter. Det er dog vores erfaring, at det er muligt at komme tættere på en samlet kvantificering af disse benefits.
Beslutningsstøtte omhandler alle de benefits, som knytter sig til bedre operationelle og ledelsesmæssige beslutninger som følge af bedre data og beslutningsgrundlag. Et af de væsentlige områder, hvor ERP-systemerne fører til forbedringer, er på informationssiden ved i højere grad at give bedre information på alle niveauer i organisationen. Der er skrevet mange bøger om, hvad udbyttet af bedre beslutningsstøttesystemer er, og vi skal ikke her komme med yderligere forslag. Det er dog uomtvisteligt, at bedre information medfører bedre beslutninger, som på den ene eller anden måde vil kunne omregnes til kroner.
Business casens opbygning
Det er afgørende, at business casen opbygges, så den giver virksomheden et operationelt værktøj i forbindelse med såvel udformningen som i den efterfølgende opfølgning. Det er derfor vigtigt, at beskrivelsen af det enkelte business case-element omfatter forhold som: